L’estimation des coûts est un élément important de la phase de planification de tout projet de rénovation et de construction. Elle permet d’assurer qu’un budget réaliste peut être établi et maintenu tout au long du cycle de vie du projet et, notamment, d’éviter des dépassements de coûts et des retards d’échéanciers. L’objectif de cet article est de fournir une vue d’ensemble des éléments clés impliqués dans l’estimation des coûts d’un projet de construction.

La portée des travaux (ou en anglais : « scope of work ») et la structure de découpage (ou en anglais : « work breakdown structure »)

Au démarrage d’un projet, à l’étape de la planification, il est souvent nécessaire d’obtenir rapidement une estimation des coûts de construction afin de confirmer la faisabilité du projet.

Toutefois, avoir « un chiffre » en main, sans descriptif expliquant le processus, les hypothèses et les risques, ne permettra pas au gestionnaire de projets ni à l’équipe du propriétaire de prendre des décisions avisées.

En phase de planification, il est important de bien morceler la portée des travaux, selon leur utilité ou leur fonction. Cette méthode comporte plusieurs avantages et permet d’évaluer la faisabilité, l’échéancier préliminaire et les options afin de prendre les décisions qui sont les plus avantageuses pour le client.

La structure de découpage de projet (« SDP » ou son équivalent anglais, le « work breakdown structure, WBS ») peut être établie selon les normes du client, les normes publiées et reconnues telles que la norme ASTM E1557-09 – UniFormat II ou encore personnalisées pour le projet. Un découpage adéquatement réalisé facilitera les discussions entre les différents intervenants appelés à collaborer dans le cadre du projet.

Le découpage du projet apporte une meilleure compréhension des enjeux et l’identification de ceux qui nécessitent une attention particulière. Celui-ci permet également de procéder plus aisément aux autres analyses (ex. : analyse des besoins et optimisation, analyse de la valeur, analyse des risques, etc.). Quant à l’analyse de constructibilité, elle sera plus simple à réaliser et sera utilisée plus fréquemment, au grand bénéfice des projets.

Finalement, cet effort initial pour développer la structure de découpage supportera la prise de décision aux étapes subséquentes du projet, comme l’estimation détaillée, le suivi de la productivité au chantier ainsi que pour les demandes de déboursés monétaires.

Il importe d’y consacrer du temps, car l’effort investi en phase de planification permettra d’éviter de nombreux écueils qui ont un impact négatif sur les coûts.

Les éléments importants à considérer dans la phase de planification

Lors de la phase de planification, plusieurs éléments importants sont souvent ignorés. Bien que non exhaustifs, voici quatre éléments sur lesquels il faudrait porter votre attention dans la phase de planification :

1. Disponibilité des équipements et matériaux

Il arrive souvent qu’une estimation soit achevée pour qu’on s’aperçoive ensuite que les équipements ou matériaux spécifiés ne peuvent être commandés ou obtenus dans les délais souhaités. Il est donc impératif de vérifier la disponibilité des équipements et matériaux.

Il est recommandé de déterminer et de séparer les équipements majeurs des matériaux. Les délais de livraison des équipements majeurs sont généralement plus longs que pour les matériaux. Cette séparation facilitera le suivi et l’estimation tout au long de la conception.

Il s’avère important de valider la disponibilité de ces derniers auprès des fournisseurs et également d’obtenir des propositions budgétaires conformes, si nécessaire, pour les éléments importants du projet.

2. Options de réduction des coûts

Dès la phase de planification, plusieurs options de réduction des coûts doivent être déterminées et analysées par le client et l’équipe de projet. L’erreur consiste à se dire : « Nous sommes trop tôt dans la conception du projet pour évaluer ces options ».

Bien que certaines options ne puissent être étudiées dans le détail, l’identification de celles-ci dès le départ soulèvera plusieurs questions et vérifications à effectuer, évitant ainsi des coûts et/ou délais supplémentaires.

À cette étape, les réductions potentielles des coûts sont nombreuses et variées, telles que la préfabrication, le préassemblage, le regroupement des achats, le phasage, le choix des matériaux, etc.

3. Clauses restrictives

Il arrive fréquemment que des projets avec des clauses restrictives trop importantes voient leur nombre de soumissionnaires réduit, ou encore qu’on obtienne des coûts de soumissions dépassant le budget en raison de la concurrence réduite.

Par exemple, certaines clauses peuvent limiter le choix des équipements et avoir un impact significatif sur le nombre de fournisseurs, dont certains pourraient se retrouver en situation de monopole ou de quasi-monopole dans la sphère d’activités.

Nous recommandons d’effectuer une revue de l’ensemble des clauses contractuelles prévues dans le projet et de vérifier si certaines peuvent être réduites, voire retirées. Lors de périodes de volumes importants de construction, il peut être bénéfique de revoir à la baisse l’exigence de ces clauses afin d’encourager les soumissionnaires et la concurrence et ainsi augmenter vos chances de respecter le budget. En vous y prenant tôt, une partie des risques peut être mitigée, budgétée ou acceptée par le client.

4. Échéancier

L’échéancier demeure un élément important de tout projet de construction et se doit d’être développé concurremment à l’estimation. Tout changement à l’un ou à l’autre aura un impact sur son pendant !

En effet, pour obtenir une estimation réaliste, il est primordial de valider l’échéancier et de s’assurer que les contraintes, s’il y en a, sont considérées dans le budget.

À l’inverse, il est nécessaire de vérifier que l’échéancier est réaliste et adéquatement préparé à partir des efforts obtenus à la suite des estimations.

Nous recommandons à nos clients de valider leurs échéanciers à l’aide des données de l’estimation, et ce, peu importe la phase de réalisation du projet. Selon le résultat, le client sera en mesure d’adapter sa réponse (par exemple, en conservant l’échéancier tel quel, mais en augmentant le budget).

Conclusion

La structure de découpage est un élément crucial pour la réussite de tout projet. Afin de garantir son succès, il est important de consacrer suffisamment d’efforts à la phase de planification pour identifier et séparer les principaux équipements des matériaux, étudier les possibilités de réduction des coûts, examiner et revoir les clauses restrictives, puis élaborer un calendrier de construction réaliste qui tient compte de l’estimation.

En prenant le temps de développer une estimation en phase de planification, vous vous assurez d’avoir en main les outils adéquats d’aide à la prise de décision. Celle-ci vous garantit une meilleure réussite du projet tout en évitant des erreurs coûteuses.

Quant à elle, l’analyse de constructibilité sera plus simple à réaliser et sera utilisée plus fréquemment, au grand bénéfice des projets.

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