Les ateliers collaboratifs, dans le cadre d’ateliers de PCI, d’analyse de valeur ou autres sont de plus en plus communs.

Instaurer un climat de confiance entre les participants est alors essentiel pour favoriser l’atteinte d’un objectif commun.

Il en revient souvent au facilitateur de développer une synergie et donner à tous l’envie de collaborer.

Une entrevue avec notre collègue, conseiller-expert et facilitateur d’atelier PCI, Arnaud Rogiez.

Quelle est votre définition de la collaboration?

C’est la capacité d’un groupe à interagir et à travailler ensemble vers un objectif commun. Avec la collaboration, on cherche la performance de l’équipe et un résultat optimal.  

Comment vous décririez-vous comme facilitateur ou facilitatrice? 

J’intègre de l’humour dans les discussions, en adoptant un ton léger et pas trop sérieux. J’essaie de garder les rencontres conviviales, dynamiques, et les plus agréables possibles. Je veux que les gens aient du plaisir dans mes ateliers. Je prends toujours le temps de briser la glace et d’établir un climat qui facilitera les échanges.

Qu’est-ce qui vous a conduit à la facilitation? 

Mon approche de la gestion de projet a toujours fait appel aux concepts de la facilitation. Mon objectif a constamment été de favoriser la collaboration en animant des discussions entre les différentes parties prenantes, en m’assurant que tous se comprennent, qu’ils comprennent la même chose et que les concepts soient bien vulgarisés, etc.

Par la suite, lorsque les ateliers de processus de conception intégrée se sont popularisés, c’était tout simplement une manière de formaliser cette approche que j’ai toujours appliquée.

Quelles sont les trois qualités essentielles d’un·e bon·ne facilitateur ou facilitatrice?

Selon moi, il faut être à l’aise en public, avoir de bonnes capacités interpersonnelles, savoir vulgariser et posséder une certaine sensibilité au non verbal. Il faut être capable de capter les non-dits et d’intervenir aux bons moments. 

Finalement, je pense aussi que la facilitation est plus facile lorsqu’on possède une certaine compétence du domaine.

Selon vous, quels sont les principaux « bloquants » à la collaboration?

Si des intervenants ne croient pas au processus, ou n’en voient pas l’intérêt, c’est très difficile que la chimie opère. En fait, lorsqu’il y a des remises en question, ou des enjeux non réglés, il vaut mieux remettre les ateliers collaboratifs à plus tard. L’état d’esprit dans lequel arrivent les participants est primordial.

Quelles sont les principales raisons qui font que vous aimez votre travail de facilitateur ou de facilitatrice? 

Grâce aux mandats de facilitation, j’ai eu la chance de participer à des dizaines de projets majeurs dans leur ensemble en quelques années et dans des domaines très variés.

Par exemple, j’ai facilité une dizaine de projets d’hôpitaux alors que dans ma carrière de gestionnaire de projets, je n’ai encore jamais eu la chance de gérer ou de construire un hôpital. 

Par contre, j’ai maintenant une très bonne compréhension des problématiques et des enjeux dans ce milieu. J’ai la chance d’apprendre sur une diversité de milieux et de domaines. Je ne pense pas que j’aurais pu acquérir toutes ces connaissances en travaillant dans une seule organisation.

Quel conseil donneriez-vous à une personne qui aimerait devenir un facilitateur ou une facilitatrice?

Il faut vraiment aimer ça! Ce n’est pas forcément pour tout le monde, car ça demande énormément d’énergie. Lorsque j’anime deux ateliers dans une seule semaine, je suis brûlé! 

Il faut, bien entendu, avoir des capacités d’animation, mais il faut aussi rester très concentré pendant le processus et gérer les interventions pour s’assurer de faire avancer les discussions. 

Il faut être capable de s’adapter à tout type de situation tout en tenant un ordre du jour avec une main de fer.

Quel est le projet réalisé en mode collaboratif dont vous êtes le plus fier?

Probablement mon premier : le Palais de Justice de Roberval. 

Au départ, j’étais en dehors de ma zone de confort. J’ai senti qu’il y avait de la place pour la créativité et j’ai eu beaucoup de plaisir. 

Quel est votre plus grand défi personnel ou professionnel à titre de facilitateur ou facilitatrice?

Ce qui est le plus difficile c’est qu’on ne sait jamais à l’avance avec qui on devra travailler. Tout se passe « live », donc il faut aussi être prêt à s’adapter. Certains participants sont plus difficiles que d’autres à arrêter et quand on a un ordre du jour réglé au quart de tour, il faut parfois se montrer plus ferme.

Quels sont vos outils d’animation préférés? 

Il y a maintenant plusieurs outils virtuels que j’utilise comme Mentimeter  ou Mural, mais un bon vieux tableau Excel collaboratif fonctionne aussi pour des ateliers virtuels. 

Cependant, je préconise grandement le retour aux ateliers en présentiel dès que possible, car les bénéfices des interactions sont bien supérieurs. Dans ce cas, les principaux outils sont les vieux classiques, des Post-it papier, des ciseaux, de la ficelle, des dés, etc.

Bref, tout ce qui permet de s’amuser en stimulant les échanges et la compréhension des enjeux! 

Cet article a été réalisé dans le cadre d’une série d’entretiens proposé par Marie-Andrée Roy, Conseillère stratégique | Design Thinking | Facilitatrice | Développement durable | Gestion de projets