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Comment atténuer les risques dans les projets d’infrastructures?

La Presse publiait, le 25 octobre 2018, un article faisant référence aux possibles retards concernant le projet du nouveau pont Champlain.

Cet article est intéressant non pas parce qu’il évoque un possible retard pour la mise en service du pont, mais parce qu’il fournit un exemple de l’importance de l’analyse, de la planification et de la gestion des risques spécifiques à un grand projet d’infrastructure publique.

Le passage qui retient notre intérêt, et qui en dit long sur l’importance de l’analyse et la gestion des risques dans le contexte d’un projet majeur d’infrastructure publique, est le suivant :

“Dans son rapport (mai 2018), le vérificateur général (du Canada) soutenait aussi que la construction du pont…risquait de coûter plus cher aux contribuables en raison de la planification et de la gestion de risque déficiente du ministère de l’Infrastructure. ”

Cette citation fait référence à deux aspects qui donnent des cauchemars à bien des gestionnaires de projets d’infrastructures publiques:

  1. dépassements de coûts
  2. gestion déficiente des risques.

Le présent article propose une approche d’analyse et de gestion des risques efficace pour avoir un impact positif sur le contrôle des coûts, ainsi que sur les échéances, de votre projet d’infrastructure publique ou parapublique.

Table des matières

  • Qu’est-ce qu’un risque?
  • Qu’est-ce que la gestion des risques?
  • Gestion des risques : le contexte québécois
  • Pourquoi faire une analyse de risques pour un projet public ou parapublic?
  • Où se situe la gestion des risques dans un projet d’infrastructures?
  • Quand réaliser l’analyse de risques?
  • Quelles sont les étapes de la gestion des risques?
  • Comment faire une liste de risques pour un projet?
  • Quels sont les avantages et les limitations de l’analyse de risques?

Qu’est-ce qu’un risque ?

Le risque se définit comme une condition pouvant entraîner une incidence négative, ou positive, quant à la réalisation des objectifs désirés d’un projet.

Un risque est un événement qui peut arriver tout au long du cycle de vie d’un projet pendant les différentes phases : démarrage, planification et réalisation.

Un risque se produit toujours dans le futur et sa concrétisation dépend de plusieurs éléments. Il y a donc une incertitude liée à un risque d’où la notion de probabilité d’occurrence.

Enfin, la concrétisation de ce risque peut avoir des effets sur les objectifs du projet, à savoir des effets négatifs ou positifs. Par exemple, le risque lié à une variation de l’inflation peut avoir des effets positifs ou encore négatifs, donc un gain ou une perte pour le projet.

risques infrastructures de transport
 

De façon imagée, la petite souris ci-contre semble vouloir prendre un risque. On présume qu’elle a bien évalué la probabilité que le mécanisme se déclenche.

Il est possible d’imaginer qu’elle a envisagé un dénouement positif, ou encore la possibilité d’un gain important (son bout de fromage).

Mais, elle a peut-être ignoré un effet négatif sans doute encore plus important. Devinez la suite…

Qu’est-ce que la gestion de risques?

La gestion des risques est une discipline phare et une étape clé dans le processus de gestion d’un projet.

Elle permet :

  • de contribuer au raffinement de la définition des paramètres du projet,
  • d’améliorer la compréhension du contenu et la qualité recherchée pour le projet,
  • d’atténuer les impacts liés aux événements qui pourraient avoir une incidence négative sur les coûts du projet,
  • de limiter les événements qui pourraient causer des retards,
  • de garder un meilleur contrôle sur le projet,
  • de prendre en compte toutes les parties prenantes, leurs intérêts, leur influence et leurs attentes.

Gestion des risques : le contexte québécois

Au Québec, un encadrement a été mis en place afin de planifier et de gérer les projets majeurs d’infrastructure publique. La Politique-cadre sur la gouvernance des grands projets d’infrastructure publique a été implantée en 2008, et remplacée le 12 février 2014 par la Directive sur la gestion des projets majeurs d’infrastructure publique.

Les objectifs de cette dernière sont notamment d’assurer une gestion rigoureuse des projets majeurs d’infrastructure publique (50M$ ou >100M$ pour infrastructure routière), ainsi que de promouvoir les meilleures pratiques en gestion de projet pour faire les bons choix d’investissement et se doter d’infrastructures de qualité tout en respectant les limites d’investissement établies.

La Directive est un processus de gestion de projet qui prévoit essentiellement cinq grandes étapes, une en avant-projet et quatre en gestion de projet :

  • les étapes de démarrage avec la préparation d’un dossier d’opportunité,
  • l’étape de la planification avec la préparation d’un dossier d’affaires,
  • l’étape de la réalisation du projet,
  • l’étape de la clôture.

L’analyse des risques est un exercice incontournable qui s’inscrit dans ce processus de planification et de développement des projets majeurs d’infrastructure publique.

Pourquoi faire une analyse de risques pour un projet public ou parapublic d’infrastructure?

L’analyse de risques peut être motivée par plusieurs objectifs. Il est important de définir quels sont les buts de sa réalisation, plus spécifiquement dans un contexte public et parapublic.

Les objectifs de la gestion des risques devraient être les suivants :

  1. identifier, analyser et quantifier les risques d’un projet;
  2. produire les intrants financiers servant à l’évaluation des modes de réalisation. L’une des données de sortie d’un dossier d’opportunité est l’identification du mode de réalisation le plus avantageux pour les autorités publiques, donc celui permettant de générer le plus de valeur ajoutée pour les fonds publics investis ;
  3. permettre de mettre en place les éléments requis afin de servir de base pour la préparation d’un plan de gestion et d’atténuation des risques;
  4. identifier les risques principaux pouvant avoir des impacts négatifs sur la réalisation du projet (on souhaite souvent concentrer notre attention et nos ressources sur les 10 à 15 risques principaux susceptibles d’avoir les impacts les plus importants sur le projet);
  5. déterminer les enveloppes budgétaires (provisions) requises;
  6. renforcer la capacité de respecter les coûts et l’échéancier du projet.

Où se situe la gestion des risques dans un projet d’infrastructures?

Le processus d’analyse et de gestion des risques apporte des impacts positifs dans toutes les disciplines de la gestion de projet et intervient tout au long du cycle de vie du projet.

La gestion des risques couvre l’ensemble des domaines d’un projet. Les deux plus importants sont bien entendu les coûts et les délais.

Coûts : Qui n’a pas entendu parler de dépassement de coûts sur les projets majeurs d’infrastructure publique? Neuf projets sur dix dans le monde font face à des dépassements de coûts.

Délais : Pour les projets de construction, tels des barrages, le temps de réalisation est en moyenne de 45% supérieur à celui prévu par l’échéancier de départ[1].

Cependant, l’analyse et la gestion des risques ne touchent pas uniquement les coûts et les délais. Elle peut également avoir des impacts positifs sur les autres domaines :

  • Ressources humaines (ex.: l’équipe de projet)
  • Contenu (on fait souvent référence au scope du projet ou à l’étendue du projet)
  • Parties prenantes (citoyens, usagers d’un service public, associations, ministères, services publics, etc.)
  • Approvisionnement
  • Qualité
  • Communications

Quand réaliser l’analyse de risques?

L’analyse des risques est une activité séquentielle qui se réalise en continu durant plusieurs phases du projet.

Phase de démarrage

À l’étape de préparation du dossier d’opportunité, une première analyse complète des risques du projet est réalisée afin d’identifier et de quantifier ceux-ci, et de préparer des stratégies de réponses pour atténuer les impacts.

Phase de planification

À cette étape, une mise à jour de l’analyse des risques réalisée à l’étape du démarrage est effectuée.

Phase dexécution

C’est à cette étape qu’est réalisé le suivi des risques, la surveillance, le contrôle ainsi que la mise à jour continuelle du tableau de gestion des risques.

Quelles sont les étapes de la gestion des risques?

La gestion des risques est un processus comportant plusieurs étapes permettant de décider comment approcher, planifier et exécuter les activités de management des risques d’un projet.

La première étape consiste à planifier l’exercice, à définir l’approche que l’on souhaite retenir pour réaliser l’analyse, et à sélectionner les intervenants (les experts) qui seront appelés à contribuer à l’évaluation des risques.

La seconde étape est d’identifier les risques, c’est-à-dire préparer une liste de tous les risques qui, selon les experts, doivent être analysés. Il faut définir pour chacun un libellé permettant une compréhension sans équivoque du risque.

Par la suite, les experts sont appelés à analyser et à quantifier chacun des risques selon différents scénarios et à établir la probabilité d’occurrence de celui-ci. Il est important à cette étape d’identifier des stratégies de réponse aux risques (on parle souvent de mesures d’atténuation) ainsi que les coûts s’y rattachant afin de les inclurent au budget du projet.

Comment établir une liste de risques pour un projet de construction?

L’identification des risques, ainsi que la préparation de la liste des risques, est sans aucun doute l’étape la plus importante du processus d’analyse et de gestion des risques. Ce processus d’identification détermine quels risques pourraient avoir un impact sur le projet et documente leurs caractéristiques.

Prendre connaissance de « ce qui pourrait se passer » permet aux responsables du projet d’agir, souvent même de manière inconsciente, afin d’éviter que des événements ayant des effets ne se produisent. D’ailleurs, la méthode « pointer et nommer » est reconnue pour réduire les risques reliés aux opérations dans plusieurs industries, tel que celui des transports. Nommer et identifier les risques permet d’engager les participants et leur attention dans le processus.

Les méthodes d’inventaire des risques

Il existe plusieurs méthodes pour dresser cette première liste de risques :

  • la méthode de la page blanche
  • le remue-méninges (ou brainstorming)
  • une revue exhaustive des documents du projet
  • utiliser des listes génériques de risque qui peuvent servir de point de départ
  • débuter à partir d’une liste provenant d’un autre projet de nature et d’envergure similaire.

Cette dernière approche est probablement la plus utilisée.Par la suite, les experts sont appelés à partager leurs analyses en groupes ou en sous-groupes afin de finaliser et de consolider toutes les informations relatives à la quantification des risques.

Selon l’approche inspirée de la méthode de Delphi, il y a recherche de consensus entre les experts. Le tout culmine avec la réalisation de simulations mathématiques à l’aide d’outils permettant de réaliser une simulation de type Monte Carlo.

Quels sont les bénéfices et les limitations de l’analyse de risques?

Bénéfices de l’analyse de risques

Les bénéfices de l’analyse et de la gestion des risques sont multiples. Premièrement, l’analyse et la gestion des risques permettent une meilleure maîtrise des processus de gestion de projet (démarrage, planification, exécution, surveillance et maîtrise, clôture).

Elle apporte également une formalisation plus poussée de ces processus ainsi qu’une meilleure prise en compte des incertitudes du projet pour diminuer les risques et leurs effets négatifs.

Elle augmente aussi la confiance dans les décisions d’investissement en plus de développer une capacité améliorée de réponse et d’anticipation aux difficultés. Elle a un effet non négligeable sur la concertation et la mobilisation des ressources de l’organisation.

Finalement, l’analyse et la gestion des risques permettent de développer une approche préventive plutôt que réactive.

Limitations de l’analyse de risques

L’analyse et la gestion de risques font partie intégrante de la gestion de projet, son efficacité dépend donc de la rigueur avec laquelle les autres processus sont conduits.

Celle-ci n’est pas une science exacte. Elle repose sur l’expertise et le jugement des experts et des participants. Elle n’est évidemment pas miraculeuse puisqu’il n’existe pas de solution idéale permettant de résoudre tous les effets négatifs et les problèmes.

Enfin, elle ne peut pas être utilisée uniquement comme une technique, mais demande l’acquisition de connaissances, ainsi qu’une expérience pratique.

Conclusion

L’analyse de risques est influencée par un nombre considérable de variables, et son taux de succès est proportionnel aux efforts qu’on lui consacre.

Pour réaliser une analyse de risques qui aura des retombées positives, assurez-vous que :

  • l’ensemble de votre équipe possède une bonne compréhension des principes derrière l’analyse de risques
  • de choisir la bonne méthodologie
  • d’être accompagné par des professionnels

Une bonne analyse de risque vous permettra d’augmenter le taux de succès des projets de construction d’infrastructure en gardant le contrôle sur l’échéancier, ainsi que sur les coûts du projet.

[1] Ansar, Atif, Bent Flyvbjerg, Alexander Budzier, and Daniel Lunn, 2014, « Should We Build More

Large Dams? The Actual Costs of Hydropower Megaproject Development, » Energy Policy,

March, pp. 43-56