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Assurer la pérennité du patrimoine immobilier, culturel et social (Étude de cas)

Le Monastère des Augustines est un havre patrimonial de culture et de mieux-être développé dans le plus ancien complexe monastique d’Amérique. Complètement restauré et réaménagé, le Monastère propose aux visiteurs une expérience unique de santé globale, ainsi qu’un contact vivant avec le patrimoine des Augustines.

Le projet en résumé

  • Transformer et préserver un ensemble de bâtiments édifiés entre 1695 et 1958 totalisant 14 650 mètres carrés
  • Respecter une enveloppe budgétaire fermée de 40 M$

L’approche de Strategia Conseil

  • Instaurer un climat de confiance et de collaboration entre les parties prenantes
  • Miser sur une communication efficace entre les intervenants pour assurer le respect des objectifs et des exigences du projet
  • Adopter un mode agile de gestion pour faire face aux imprévus, limiter les coûts et maximiser chaque dollar investi

Les résultats

  • Le Monastère des Augustines a été complètement rénové dans le respect du budget et des échéanciers.
  • Une offre de restauration complète, offrant des menus sains et variés, a été ajoutée au projet. La portée du projet a ainsi été bonifiée pour créer une source de revenus supplémentaire tout en respectant la vision et la mission initiales.
  • L’établissement est aujourd’hui reconnu comme un leader mondial de l’hôtellerie de ressourcement et assure la survie de la mission sociale de la communauté : « Prendre soin de ceux qui prennent soin ».

Le projet de réhabilitation du Monastère des Augustines

Les Augustines, voyant leur nombre décliner depuis deux décennies, s’inquiètent du devenir de leur patrimoine. Au-delà du patrimoine immobilier et culturel, les Augustines désirent que leur mission sociale leur survive.

La Fiducie des Augustines est donc créée en 2009 pour assurer la sauvegarde et la mise en valeur du patrimoine et de la mémoire des Augustines du Québec, pour toute la population et les générations à venir.

En mars 2013, la Fiducie entame d’importants travaux de réhabilitation et de restauration du monastère qui s’achèvent le 1er août 2015 grâce à l’obtention de subventions des trois paliers gouvernementaux.

Les défis

L’équipe de direction de la Fiducie devient donneur d’ouvrage d’un des plus importants projets de sauvegarde et de mise en valeur du patrimoine réalisé à ce jour au Québec.

Possédant peu de connaissances du milieu de la construction, elle doit de plus relever trois défis dans ce projet :

  1. Rénover un ensemble de bâtiments tout en assurant la protection et la mise en valeur du patrimoine, incluant des vestiges archéologiques pouvant être découverts en cour de projet.
  2. Travailler avec une enveloppe budgétaire fermée, alors que plusieurs aspects sont inconnus avant le début des travaux (ex.: état de certains éléments cachés de la structure).
  3. Respecter un échéancier serré par la contrainte du début de la saison touristique en 2015, et les frais encourus par l’embauche de personnel en prévision de l’ouverture.

La direction de la Fiducie doit trouver un gestionnaire de projet d’expérience avec l’expertise requise pour assurer la réussite du projet. Suite à l’appel d’offres, l’équipe de Strategia Conseil est choisie.

L’approche adoptée par Strategia Conseil

« Lorsque notre équipe devient gestionnaire de projet, le plus important pour nous c’est d’établir un lien de confiance avec le donneur d’ouvrage. Nous sommes gestionnaires, mais le projet demeure celui de l’organisation pour qui nous travaillons.

Nous prenons donc le temps de définir précisément et de bien saisir les besoins du client avant d’établir le plan d’action. C’est en démontrant notre savoir-faire dans la construction, tout autant que notre savoir-être facilitant les interactions avec les nombreuses parties prenantes, que s’instaure un climat de confiance et productif » Précise Patrick Vallerand, président de Strategia Conseil.

En raison de la nature patrimoniale et la vocation sociale du projet, les besoins et les objectifs dépassent la rénovation et la mise à niveau des installations. La mission finale est d’assurer le rayonnement et la pérennité de la mission des Augustines. C’est en se ralliant à cette mission que Strategia Conseil a pu établir le lien de confiance essentiel pour agir en tant que représentant de la Fiducie.

« L’équipe de Strategia Conseil a été très sensible à nos besoins. Comme gestionnaires de projet, ils étaient en mesure de transmettre aux intervenants ce qui était important pour nous. Ils pouvaient parler aux professionnels de la construction et « traduire » ensuite à la direction les informations nécessaires aux prises de décision. Ils avaient, en quelque sorte, un rôle d’interprète qui facilitait les échanges, donnait lieu à des compromis, et limitait les malentendus » se souvient Denis Robitaille, Directeur de la Fiducie du patrimoine culturel des Augustines

Selon Strategia Conseil, le savoir-faire technique et le savoir-être relationnel sont deux qualités indissociables pour un gestionnaire de projets dans le domaine de la construction. Dans le projet des Augustines, chaque modification au bâti existant a fait l’objet d’une demande de permis. Plus exactement, 75 demandes de permis ont été effectuées pour respecter les exigences de l’UNESCO, de la Ville de Québec et du Ministère de la Culture.

Cela requiert bien entendu une excellente connaissance des dossiers pour traduire les besoins auprès des parties prenantes responsables des autorisations. Une approche collaborative et des canaux de communication privilégiés sont tout aussi importants pour éviter que chaque demande ne se traduise en retard supplémentaire, ou en source de conflit.

La qualité des canaux de communication est d’autant plus critique lorsque le projet est réalisé en régime accéléré. Il y a peu de marge de manœuvre sur l’échéancier. Les habilités personnelles de notre équipe sont alors un atout majeur pour demeurer performant lorsque des imprévus surviennent. Notre préoccupation est toujours de s’assurer que notre client dégage la meilleure valeur pour chaque dollar investi. Le respect des échéanciers est donc crucial pour éviter les dépassements de coûts.

Finalement, le gestionnaire de projet accompagne la direction dans les activités de suivi du projet. “Il était rassurant d’avoir Strategia Conseil avec nous pour rencontrer le conseil d’administration de la Fiducie et transmettre les informations pertinentes et nécessaires pour assurer le suivi du projet”. Conclut Denis Robitaille.

La réalisation d’un projet unique

En septembre 2015, le complexe hôtelier haut de gamme de 65 chambres ouvrait officiellement ses portes. Moins d’un an après son ouverture, le Monastère se voyait décerner le prix de la meilleure expérience touristique de ressourcement au monde décernée par le magazine National Geographic et devenait membre de l’association Healing Hotels of the World.

C’est en sachant jumeler un savoir-faire dans le domaine de la construction avec un savoir-être relationnel que Strategia Conseil a su se démarquer et remplir avec brio son rôle de gestionnaire de projet pour répondre aux besoins de l’organisme, tout en assurant le respect des standards de construction élevés. Le Monastère des Augustines a rapidement pris sa place dans le paysage hôtelier, tout en assurant la conservation du patrimoine immobilier et culturel des Augustines ainsi que la survie de leur mission sociale : « Prendre soin de ceux qui prennent soin ».