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Comment réduire les délais de construction avec les contingences de temps

Même Lafontaine avait compris un important principe pour réduire les délais de construction dans les projets majeurs.

Rien ne sert de courir; il faut partir à point.

Cette phrase célèbre résume un élément clé à retenir : évitez de vous précipiter dans la course en escamotant l’étape de planification.

La planification: une étape cruciale pour réduire les délais de construction.

C’est la conclusion que tire Bent Flyvberg après avoir analysé des centaines de mégas projets. Selon lui, le peu de temps consacré à la phase de planification, avant même le début du projet, est une cause directe des délais de construction dans les mégas projets. Pour les projets de construction tels des barrages, le temps de réalisation est en moyenne de 45% supérieur à celui prévu par l’échéancier de départ*.

Quelles sont les véritables conséquences des délais de construction?

Dans de nombreux projets de construction, il est souvent tenu pour acquis que d’éventuels retards soient absorbés par des contingences de construction de 5 %, ou même 10%.

Toutefois, il est dangereux de penser que les frais reliés au délais de construction seront simplement «effacés» par ces contingences. Il faut tout d’abord être en mesure d’évaluer précisément les conséquences des retards.

Ceci est une tâche complexe puisque les effets directs et indirects se transforment rapidement en coûts, par exemple :

  • gonflement des frais de financement
  • heures supplémentaires pour rattraper ou limiter les retards
  • réclamations potentielles des différentes parties prenantes
  • retard sur la production, ou les opérations, ne pouvant être reprises
  • fluctuation des coûts des matériaux
  • coûts d’entreposage sur le matériel commandé non utilisé
  • coûts reliés aux travaux réalisés dans une saison non favorable
  • frais supplémentaires pour la mobilisation d’équipement

Cette liste est non exhaustive, mais démontre l’effet domino que peut avoir le non-respect de l’échéancier sur les coûts de construction.

Ainsi, dans ce contexte d’incertitude, ce ne sont pas uniquement les coûts qui explosent. Les risques augmentent en flèche lorsque les retards s’accumulent, d’où la difficulté d’évaluer précisément leurs impacts financiers.

Comment réduire les délais de construction dans un projet majeur?

Comme mentionné précédemment, les contingences budgétaires peuvent difficilement être utilisées pour absorber les coûts supplémentaires reliés aux retards.

Une approche différente est d’intégrer des contingences de temps, ou délais tampons, au projet. Ceci permet non seulement d’assurer un respect de l’échéancier fixé, mais en plus, de réduire la facture globale du projet.

Cette approche est utilisée par Strategia Conseil dans différents projets de construction. Selon notre expérience, il existe trois façons d’intégrer des contingences de temps pour réduire les délais de construction.

Limiter les retards liés aux activités d’approbations

Dans les projets qui réunissent plusieurs partenaires, ou qui sont découpés en étapes, des activités d’approbations reviennent à quelques reprises dans l’échéancier. Les activités d’approbation sont généralement propices à retarder le projet. Pour certaines organisations, les processus d’approbation sont rigoureux et incluent nécessairement plusieurs étapes. Dans d’autres cas, l’approbation de plusieurs personnes sera nécessaire. Il est donc judicieux d’ajouter des contingences de temps à chaque activité d’approbation.

Faciliter la transition entre les phases du projet

Plusieurs projets de construction sont réalisés en phases subséquentes. Une phase doit être nécessairement complétée avant la suivante. Dans ce cas, il est possible d’insérer des contingences de temps entre les différentes étapes. Il sera alors possible de limiter les désagréments des retards. Pensons par exemple aux les effectifs, ou au matériel, devant être relocalisés à chacune des phases.

Assurer la date de livraison

L’ajout d’une période tampon à la toute fin du projet est une autre de façon simple d’intégrer les contingences de temps. Ce type de contingence de temps est recommandé dans le cas où le projet devrait être livré avant une date fixe, par exemple une ouverture officielle, le début de la saison touristique, etc.

Cacher ou non les contingences de temps?

Devez-vous être transparent et communiquer les contingences de temps? L’être humain est ce qu’il est. Si vous allouer trois semaines de plus à quelqu’un pour approuver un plan, il étirera l’élastique au maximum. Toutefois, la transparence dans les communications est une règle de base pour éviter les différends et les conflits dans un projet de construction majeur.

Plutôt que de cacher les contingences de temps à certaines parties qui participent au projet, il est plus judicieux d’expliquer la raison de l’existence de ces contingences et les retards qu’elles visent à réduire ou à éviter.

En justifiant leur utilité, vous démontrez qu’elles sont une manière efficace de mitiger les risques, plutôt qu’un moyen de se » blinder » contre des recours éventuels dus à des retards de livraison.

Conclusion

Dès le début de la planification de votre projet, il est important d’identifier des situations ou des étapes du projet qui peuvent entraîner des délais de construction. Il n’existe pas de règle sur la durée des délais tampons à ajouter à l’échéancier.

En confiant la gestion de projet à un gestionnaire d’expérience, celui-ci sera en mesure de vous conseiller. L’objectif n’est pas d’étirer indéfiniment le projet, mais plutôt d’ajouter des contingences de temps de façon stratégique afin d’éviter les retards à des moments clés de votre projet.

Vous aimeriez en discuter et en savoir plus sur cette stratégie, n’hésitez pas à nous contacter pour nous faire part de vos questions et commentaires.